学院概览
为了加强学院办公室的管理,进一步理顺院、系之间的工作关系,明确职责和任务以适应学院的实体运作,现拟定办公室的工作职责如下:
一.贯彻执行上级的各项方针政策,围绕学院行政管理、党务工作,进行调查研究、收集信息、综合协调,为院领导决策当好参谋。
二.加强与各系、所、中心的联系,上传下达,及时反映基层情况,落实、检查学校及学院办公室安排的各项工作。
三.做好文秘工作。在院领导委托下,草拟院行政、党务工作计划和工作总结:负责安排院务会议、党委会议,及会议的管理,做好记录:检查会议贯彻执行情况。全院性大型活动筹备等会务工作。
四.以学院名义发出的公文,办公室负责核稿。审核的主要内容是:公文是否该发,内容是否符号政策要求,格式是否符合规定,文字表达是否准确等。对不符合政策要求,办公室退回拟稿部门修改后,再交回办公室核稿。核稿通过后,呈院主要领导审批签发。学院发出的公文由办公室统一登记、编号、印刷。
五.加强公文管理,及时处理公文,做到准确、迅速和保密。办公室对于公文的处理实行催办,以防拖延或积压,影响工作。做好文件的收发、整理和归档工作。管理学院各类印章的保管和使用,开具院系一级的校内外介绍信。处理来信来访,对外联络等日常事务。
六.建立全院教职工、学生信息库,及时提供有关情况的统计数据。负责做好外出人员记录工作,详细登记(外出人员离校时间、所去地点、外出事由),准确掌握并向有关领导汇报。
七.严格办公室机关工作人员考勤值班制度;认真做好学院的后勤服务;在职权范围内。协助系、所、中心解决各种问题。
八.配合院、系领导做好人才引进和人员调入工作。
九.负责院职称评审有关组织材料等工作。参加院学科建设的材料准备工作。负责院宣传册的文字及图片的准备工作。
十.负责院教职工住宅电话和手机号码的更新与制作。草拟院每年学院的大事记。负责组织院网页的制作与材料的更新及建设的有关工作。负责院对外宣传及摄影工作。
十一.负责院学术报告的有关组织工作。根据人员动态的变化提供院教职工职称结构。收集院先进集体和个人的材料及时上报。
十二.加强对院所属大楼、关键部位的防火治安综合治理;加强保密、安全检查;做好临工的管理工作。
十三.做好全院计划生育的宣传落实工作。做好学院的卫生检查、保健等工作。
十四.负责学院办公用房、院直属实验室及课室的调剂与管理工作。
十五. 领取、保管和发放院部办公文具,做好全院各单位报纸、信件、文件的收发等工作。
十六. 对上级来人及外来人员的接待及安排。对院领导出行、车、船、机票的预订和小车安排。负责全院学生寒暑假车船票的预订和发放工作。负责全院办公家具、计算机等财产的管理和维修
十七. 严格执行财务纪律和财务管理制度。院部实行财务集中管理;会计、出纳各自履行国家规定的职责,互相监督。对学院负全责。坚持精打细算,励行节约的原则。院部各类活动所需开支,必须事先请示,提出经费预算,经院领导审批同意后方可开支消费,事后迅速结算,及时向领导汇报。
十八. 做好学院党建工作和党员的组织关系转移、挡案管理、党费收缴等日常工作。
十九. 组织教工参加学校教代会,做好议案的收集,向学校反映教工提出的问题。加强与各基层单位工会的联系,组织教工、学生参加学校举办的活动。
二十. 对各系学生工作秘书实行业务指导,以加强对学生工作的管理,掌握学生的思想动态,及时处理学生中出现的各种问题。加强对院团委和学生会的领导,严格社团管理,做好学生干部的培训工作,组织学生参加有利于培养创新能力的第二课堂活动。
二十一. 学校组织的一些重大活动和跨部门的工作,由学院协调,各系、所、中心配合共同完成。
二十二. 负责处理群众来信来访。
二十三. 做好院领导交办的其他工作。
二十四. 以上职责范围如与学校规定相抵触,原则上以学校规定为准。
办公室主任:
    田金奎
主任科员:
    胡传美
主任科员:
    潘琳
    协助做好办公室的行政事务及有关管理工作,做好预订票务,财务报帐和学院工作人员的工资,奖金的发放,完成好学院报刊的订阅,管理,文具的领取,发放以及设备,用具的登记,造册,检查等工作,协助做好全院性大会,庆典的部分会务工作以及完成好领导交办的其他各项工作。